吉林艺术学院教务秘书岗位管理办法（试行）
 
第一章   总则
第一条  根据《吉林艺术学院教辅人员管理办法（暂行）》（吉艺发【2016】23号）文件精神要求，为了进一步规范教学工作管理，加强我校一线教学管理队伍建设，规范教务秘书的选拔和管理工作，规范教务秘书的任用和考核，增强教务秘书的工作责任感，不断提高学校教学管理质量和水平，特制定本办法。
第二条  本办法所称教务秘书是指学校为协助教学工作而配备的专职工作人员，是我校日常运行管理工作的重要力量。由学校上级主管部门和所在教学单位进行双重管理，在行政上受所在单位领导，业务上接受上级主管部门领导。
第三条 各院（部）应按学校要求配备相对稳定的专职人员担任教务秘书工作，积极创造条件稳定和加强教务秘书队伍建设，不断提高教学管理水平。
第四条  学校教务处和有关职能部门负责教务秘书业务培训工作，不断提高教务秘书的思想素质和业务水平。
 
第二章   教务秘书的任职条件与选拔调整
第五条  教务秘书任职的基本条件
1、热心教学管理，办事认真，工作踏实，责任感和服务意识强。熟悉高校教育教学规律，熟悉教务管理制度。能独立组织开展工作。
2、能熟练运用计算机进行文字和表格处理教学管理相关业务，具备在网络上完成教学管理工作的能力。
3、具有大学本科及以上学历，或具有中级以上专业技术职称。
4、具有所在教学单位学科专业知识背景者优先使用。
第六条  各教学单位设专职教务秘书2人，规模较大的教学单位经请示教务处批准，可以适当增设秘书岗位职数。教务秘书原则实行专门化、专业化，不得兼课。特殊情况需兼课的，须经所在单位和教务处批准，但不得超过规定学时。
第七条 教务秘书的选拔与调整
1、新进教务秘书的任用、临时教务秘书的聘任人选采取推荐和自荐的方式产生。由所在单位党政领导集体讨论签署明确意见提出人选申请，书面报上级主管部门确认、备案，经上级主管部门考核同意后方能上岗。
2、新进教务秘书的试用期为3个月，到期经主管部门和分院考核不合格者需转岗；合格者由所在单位书面报上级主管部门确认、备案。
 
第三章 教务秘书岗位的基本职责
第八条   教学运行方面
1、负责按照教务处要求，协助分院教学副院长组织教学计划的修订及课程调整工作，以及将教学计划按期录入到教务管理系统工作。
2、负责按时、准确地在教务管理系统中完成分院的专业课排课工作，并负责按教务处要求进行排课改报工作。
3、负责分院专业课的选课工作。
4、负责分院专业课成绩管理工作。负责按照教务处的制度要求指导并督促教师成绩录入与成绩改报工作；负责将教师手写的原始成绩单在分院存档工作；负责报送打印成绩单到教务处存档工作。
5、负责分院专业课试卷（或音、视频光盘）、成绩分析、教学手册的收集与存档工作。
6、负责分院课时津贴的教师上课数据统计、金额核算及申报工作。
7、负责分院《学生公假申请表》的管理与申报工作。
8、负责办理分院专业课临时调课工作。
9、负责配合教务处做好公共文化必修课、体育课、公共选修课的选课工作。
10、负责配合教务处做好公共选修课的上课、考试管理工作。
11、负责配合教务处做好缓考、重修、补考的报名、名单发布、安排考试等工作。
12、负责配合教务处做好留级学生的名单发布、手续办理等工作。
13、负责配合教务处做好教师评职称工作量统计工作。
14、负责配合教务处做好外聘教师信息采集及管理工作。
15、负责配合教务处做好毕业论文、毕业创作的申报与存档工作。
16、负责配合教学运行科做好其它日常教学运行管理工作，按照教务处的制度及通知要求，及时、准确地执行、反馈，并为所在分院做好传达、落实工作。
第九条  学籍管理方面
1、负责本院学生毕业生成绩审核，依据通知要求及时催促老师提交毕业生成绩，合理安排好毕业论文、毕业创作、毕业设计的成绩提交时间，在规定的时间内完成本院的毕业生成绩审核；
2、负责应届毕业生学位认证，认真阅读通知，正确引导和宣传，在规定的时间内上报相关材料   
3、新增学士学位授权专业申请，依据通知填写报表，在规定的时间内上报相关材料。
第十条 教学评估方面
1、负责办理本院学生参加全国四、六级英语考试工作，配合有关考务组做好相关的考务工作。
2、负责下发学院每次考试安排，负责组织好期中（末）考试工作，负责考试试卷的印刷与保管，协助查卷事宜。安排上报期末考试科目和主考、监考人员名单。
协助处理考试舞弊违纪学生。
3、负责每学期网络评价的下发通知与组织工作。协助教务处做好教学质量监控，教学秩序检查工作。
4、协助公共教室管理工作，负责办理临时借用教室的申请手续。负责传达教师串课、调课的通知。
5、负责安排本院新生入学指纹采集工作。
第十一条  实践教学方面
1、负责创新型艺术人才的遴选、年度量化考核、个性化培养、奖学金评选等日常管理工作。
2、负责创新团队的遴选、展演活动、艺术实践活动等日常管理工作。
3、负责各级大学生创新创业训练计划申报的宣传组织工作。
4、负责各级各类大学生学科竞赛的宣传、协调工作。
5、负责艺术实践学分的初审评定工作。
6、负责校外实践教学的申报与资料存档工作。
7、负责教材使用报送工作。
第十二条  教学建设与高教研究方面
1、负责每月的教学工作简报编辑、上报工作。
2、负责各级各类本科教学工程项目申报的通知下发、材料上报工作。
3、负责各级各类课题立项、评奖的申报通知下发、材料上报工作。
第十三条  教师教学发展中心方面
1、负责本单位师培计划的上报、落实工作。
 
第四章   教务秘书的培养与绩效考核
第十四条  为了保证教务秘书队伍的稳定性和工作的连续性，无特殊情况校内各单位不得从专职教务秘书中选调人员。
第十五条  学校坚持选拔使用和培养管理提高相结合原则，逐步完善教务秘书队伍培养使用机制，逐步建立专职教务秘书的培训与例会机制，由教务处具体负责组织。
第十六条  教辅人员的绩效由所在教学单位和上级主管部门依据上班时间、工作态度及完成任务情况在每学期期末对其进行共同考核评定，具体的考核办法由教务处负责，不达标者上级主管部门和所在教学单位可以对其进行转岗、调配或解聘等处理，考核优秀按学校教学奖励办法进行表彰奖励。

第五章 附  则
第十七条  本办法自二〇一六年七月一日起执行，原有关教务秘书管理办法的文件废止。
第十八条  本办法由教务处负责解释。
                        

二O一六年六月二十一日

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