第一条为了加强学籍档案管理工作，及时全面地收集反映学生思想品德、工作学习情况等材料，使学籍档案管理规范化、标准化，依据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》《教育部办公厅关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作》《吉林省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》的相关规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字、照片、图表等材料。学生的录取、培养、奖惩、学籍异动、成绩和毕（结、肄）业等材料是学籍其中的重要组成部分，是学校对学生培养过程的历史记录和重要凭证。

第三条学生学籍档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，是学校工作的重要组成部分。要求学籍档案管理人员以严谨负责的态度，对学籍档案材料进行收集、整理、归档、移交及转递等工作；

第四条学籍档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行学校归口管理、院系（培养单位）和相关职能部门密切配合的管理制度。

第五条学籍档案归档范围

（一）高中阶段（毕业生）档案材料的归档范围

1.普通高等学校招生考试考生报名登记表、体格检查表、普通高等学校招生考试志愿表；

2.普通高级中学毕业生登记表、学籍管理表、会考考生登记表或会考卡（副本）

3.往届生高中阶段所建学籍档案材料。同等学力证明材料（不具备高中学历的社会青年必备）、中等职业学校（职业高中）学生学籍档案材料

（二）大学阶段档案材料的归档范围

1.吉林艺术学院录取通知书、入学体检表、新生（学生）登记表、思想品德考核鉴定表（4份）、大学生体能测试表、毕业生成绩单、毕业生登记表、档案转递三联单、学士学位授予审定表；

2.获院级以上的奖励材料；

3.获省、市级以上荣誉证书、奖状等复印件；

4.在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料；

5.更改姓名、民族、出生日期等审批手续的复印件及相关的证明，上级批复等材料；

6.身体素质：学生体质健康标准登记卡（大学本科），由体育教研室提供；

7.应届毕业生成绩单：尚未修满学分的毕业生，待其修满学分后，置换原成绩单；

8.入党、入团材料。入党志愿书、入党申请书、入党积极分子考察材料、预备党员考察表、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关证明；取消预备党员资格的组织意见（记载有组织意见的入党志愿书可归档）、退党材料；入团志愿书、入团申请表、团员登记表、退团材料。

9.因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国（境）外学习、进修情况或鉴定等材料。

第六条学生学籍档案材料存入院办的归档材料

1.学生学籍卡片、成绩单、新生入学资格复查登记表；

2.学生学籍变更材料（留级、休学、复学、转学、退学）；

3.毕业生名册；

4.不属于规定归档范围的材料不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以处理。对不应归档的学生学籍档案材料，统一将材料转各分院。凡销毁材料，必须详细登记，并上报主管领导审查批准；

5.其它有价值的材料。

第七条学籍档案管理的职责

（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

（六）帮助各分院解决学生学籍档案材料归档存在的实际困难；

（七）督促各分院教务秘书、学籍秘书按档案管理的要求，做好本院学生学籍档案材料收集、整理和移交工作；

（八）学生学籍档案整理工作必须严肃、认真，实行个人回避原则，学生本人不得参与，以保证档案管理工作的严肃性、公正性；

（九）不断提高学生学籍档案管理水平。

第八条学生学籍档案归档要求

（一）必须是办理完毕的正式文件材料；

（二）必须完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，相应责任人签字要写明时间；

（三）手工书写应使用永不褪色的黑色、蓝黑色钢笔或碳素笔；

（四）学生休学、退学、复学、转学、转专业、出国等提前毕业的学生材料，要在学籍表中注明；

（五）学生学籍档案中毕业生登记表的照片要用近期照；

（六）归档的材料要认真鉴别，检查材料是否手续齐全，有无差别，确认材料归属。特别是要注意区别重名重姓学生材料的鉴别，以免装错；

（七）各类归档表格均应加盖公章才能进档。如：思想品德考核鉴定表，加盖学生工作处公章，毕业生登记表、成绩单等加盖教务处公章；

（八）归档材料表格中要求有本人签字的，必须本人签字。如：处分决定、民主评议、分院考核形式的综合材料等；

（九）学生因某种原因提前离校或退学，要将该学生档案材料及时转递，任何人不得将档案随意销毁或丢弃；

（十）归档材料内所列项目，要全部填写，不留空白。如有情况不明无法填写时，应写“不清”、“不祥”或其原因，如无该项情况，应写“无”；

（十一）各分院应将学生在校期间形成的档案材料定期集中移交至教务处学籍科档案室，立卷归档，封皮按学号进行排列，以便查验。

第九条学生学籍档案的查阅和借用档案，应遵守以下规定：

（一）查阅学生学籍档案必须经教务处批准后，方可查阅；

（二）在校内借阅学生学籍档案，必须出具分院介绍信，学生本人不得查阅；

（三）查阅学生学籍档案材料，没有特殊原因，一般不能带出学籍管理科办公室，如遇学生需要公证等情况，也必须经由教务秘书查阅、填写；

（四）在用人单位出具相关介绍信或证明后，为用人单位提供毕业生档案查阅；

（五）国家安全、公安、监察等部门因工作需要查阅上述人员档案，可按有关规定办理查阅手续进行查阅；

（六）学生档案一般不外借，如特殊原因必须借出使用，要说明理由，出示有关证件，经教务处领导批准后，方可借出，借出时间不得超过3天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人；借出档案人员要保管好档案；

（七）查阅和借用档案应严格履行登记手续；

（八）任何个人不得查阅或借用其直系亲属的学生学籍档案；

（九）借用和查阅学生档案的单位和个人不得擅自复印或拍摄档案内容，确因需要从档案中取证的，必须经教务处领导批准。

第十条学生学籍档案的转递

（一）学籍档案在毕业生离校前由学校根据全国毕业生去向系统反显地址集中统一邮寄到相应的派遣单位；

（二）各分院负责毕业生档案材料的整理工作，并在转递前完成密封。若已被各省市县人力资源部门接收的毕业生档案，经核查发现存在密封档案内文件材料非属同一人、档案材料缺失、遗漏分院公章或签字等情况，因此产生的一切后续工作由相应学籍档案责任人负责跟进、完成；

（三）学生在校期间，如遇结业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动，分院须在办理完离校手续后，即刻办理档案转递事宜。

（四）学生学籍档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过机要邮局寄送、转递，必要时可派专人送取。学生档案一般不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

（五）转递的学生学籍档案需要以机要形势邮寄的，须寄往具备人事代理权的相关单位。凡派遣单位不属于机要转递范围的中小公司、企业以及县区以下单位，毕业生应向学校提供准确的属于机要转递范围的上级主管单位及派遣单位的详细地址；

（六）凡无法投递的单位（长春市内）可由学校派专人将学生档案送到派遣单位，或由派遣单位持人事部门出具的介绍信来学校教务处学籍管理科调取毕业生档案。

第十一条本办法自公布之日起实行，原《吉林艺术学院学籍档案管理办法》（修订稿）同时废止。

第十二、本办法由教务处负责解释。

吉林艺术学院

2025年6月25日