吉林艺术学院学籍档案管理办法（修订稿）
为了加强学籍档案管理工作，及时全面地收集反映学生思想品德、工作学习情况等材料，使学籍档案管理规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合我校实际，特制定本办法。
一、学生学籍档案管理原则
（一）学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（肄、结）业等情况的重要凭证；
（二）学生学籍档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，是学校工作的重要组成部分。要求学籍档案管理人员以严谨负责的态度，对学籍档案材料进行收集、整理、归档；
（三）学籍档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严格保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，以利于学生档案的使用。
二、学生学籍档案管理的范围及职责，由教务处学籍管理科负责全校学生学籍档案材料的收集、整理、移交和转递工作
（一）档案管理的范围：
1.通过省招生办公室正式招收的本专科学生档案；
2.待业的应届毕业生档案；
3.自费出国留学人员的学生档案；
4.学生未毕业及毕业后，因某种原因离校或滞留的学生学籍档案；
5.应届毕业生（本、专科）毕业二年后仍未落实工作单位的，其学生档案由教务处学籍管理科托管的。
（二）档案管理的职责：
1.接收学生学籍档案材料；
2.鉴别学生学籍档案材料；
3.办理学生学籍档案材料查阅、借阅和转递；
4.为有关部门提供学生情况；
5.制定和健全学籍档案管理工作的有关制度；
6.帮助各分院学籍教务秘书解决学生学籍档案材料归档存在的实际困难；
7.督促各分院学籍教务秘书按档案管理的要求，做好本院学生学籍档案材料收集、整理和移交工作；
8.学生学籍档案整理工作必须严肃、认真，实行个人回避原则，本人不得参与，以保证档案管理工作的严肃性、公正性；
9.做好学生学籍档案的安全、保密和保护工作；
10.不断提高学生学籍档案管理水平。
三、学生学籍档案材料归档范围
（一）高中阶段（毕业生）档案材料的归档范围。
1.普通高等学校招生考试考生报名登记表、体格检查表、普通高等学校招生考试志愿表；
2.普通高级中学毕业生登记表、学籍管理表、学年评语表、成绩登记表、体格检查表、体育合格情况登记表、社会实践活动登记表、家庭情况登记表、会考考生登记表或会考卡（副本）；
3.往届生高中阶段所建学籍档案材料。同等学历证明材料（不具备高中学历的社会青年必备）、中等职业学校（职业高中）学生学籍档案材料。
（二）大学阶段档案材料的归档范围。
1.吉林艺术学院入学通知书、入学体检表、新生（学生）登记表、思想品德考核鉴定表（4份）、大学生体能测试表、毕业生成绩单、毕业生登记表、就业通知书（副本）、学士学位证明；
2.院级以上的奖励材料。奖学金、单项奖学金、三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀毕业生等审批表，先进事迹材料等；
3.获省、市级以上荣誉证书、奖状等复印件；
4.院级以上的处分材料、处分审批表（本人申请）等有关材料；
5.更改姓名、民族、出生日期等审批手续的复印件及相关的证明，上级批复等材料；
6.出国材料。因私（公）出国（出境）审批表，因私出国办理的退学手续等相关材料；
7.身体素质：学生体质健康标准登记卡（大学本科），由体育教研室提供；
8.应届毕业生成绩单：尚未修满学分的毕业生，待其修满学分后，置换原成绩单；
9.入党、入团材料。入党志愿书、入党申请书、入党积极分子考察材料、预备党员考察表、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关证明；取消预备党员资格的组织意见（记载有组织意见的入党志愿书可归档）、退党材料；入团志愿书、入团申请表、团员登记表、退团材料。
（三）学生学籍档案材料存入院办的归档材料：
1.学生学籍卡片、成绩单、新生入学资格复查登记表；
2.学生学籍变更材料（留级、休学、复学、转学、退学）；
3.毕业生名册；
4.毕业生正式分配方案及调配派遣名册。
（四）不属于规定归档范围的材料不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以处理。对不应归档的学生学籍档案材料，统一将材料转各分院。任何分院均不得将不该归档的材料归入学生学籍档案。凡销毁材料，必须详细登记，并上报主管领导审查批准。
（五）其它有价值的材料。
四、学生学籍档案归档要求
（一）必须是办理完毕的正式文件材料；
（二）必须完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，学籍教务秘书签字，写明时间；
（三）手工书写应使用永不褪色的黑色、蓝黑色钢笔或碳素笔；（四）学生休学、退学、复学、转学、转专业、出国等提前毕业
的学生材料，要在学籍表中注明；
（五）学生学籍档案中毕业生登记表的照片要用近期照；
（六）归档的材料要认真鉴别，检查材料是否手续齐全，有无差别，确认材料归属。特别是要注意区别重名重姓学生材料的鉴别，免得装错；
（七）各类归档表格均应加盖公章才能进档。如：思想品德考核鉴定表，加盖学生工作处公章，毕业生登记表、成绩单等加盖教务处公章；
（八）归档材料表格中要求有本人签字的，必须本人签字。如：处分决定、民主评议、分院考核形式的综合材料等；
（九）归档材料内，毕业论文，评语不能用粘贴的方式。学生因某种原因提前离校或退学，要将该学生档案材料及时归档，任何人不得将其学生学籍档案随意销毁或丢失；
（十）归档材料内所列项目，要全部填写，不留空白。如有情况不明无法填写时，应写“不清”、“不祥”或其原因，如无该项情况，应写“无”；
（十一）各分院学籍教务秘书应将每个学生的档案材料收集在一起，其内容按档案目录顺序进行排列，然后装订在一起，收入每个学生档案袋内。封皮按学号进行排列，然后按顺序摆放档案柜内，以便查验；
（十二）归档材料统一由各分院学籍教务秘书整理。核对档案目录中必备的档案材料是否齐全，标明份数，缺少的项目查明原因，及时补充相关材料的证明，相关材料必须全部归档。
五、学生学籍档案归档时间
（一）新生档案归档时间在每年的10月初至11月末；
（二）非毕业班学生档案归档时间在每年11月中旬至12 月初； （三）毕业班档案归档时间自当年6月中旬至6月底。
六、学生学籍档案的利用
查阅和借用档案，应遵守以下规定：
（一）查阅学生档案必须经教务处学籍管理科批准后，方可查阅；（二）在校内借阅学生档案，必须出具分院介绍信，才能查阅。学生本人不得查阅；
（三）查阅学生学籍档案材料，没有特殊原因，一般不能带出学籍管理科办公室，如遇学生需要公证等情况，也必须经由学籍教务秘书查阅、填写；
（四）在用人单位出具相关介绍信或证明后，为用人单位提供毕业生档案查阅；
（五）学生未毕业及毕业后因某种原因离校或滞留的学生档案，我校不能为有关部门或单位提供档案查阅；
（六）国家安全、公安、监察等部门因工作需要查阅上述人员档案，可按有关规定办理查阅手续进行查阅；
（七）学生档案一般不外借，如特殊原因必须借出使用，要说明理由，出示有关证件，教务处学籍管理科同意，经领导批准后，方可借出，借出时间不得超过3天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人；借出档案人员要保管好档案；
（八）查阅和借用档案应严格履行登记手续；
（九）任何个人不得查阅或借用其直系亲属的学生档案；
（十）各分院只能查阅本院的学生档案，其它分院学生的档案，应经负责人和学籍管理科批准；
（十一）借用和查阅学生档案的单位和个人不得擅自复印档案内容，确因需要从档案中取证的，必须经学籍管理科批准后，方能复印。
七、学生学籍档案的转递
（一）高校毕业生档案由学校邮寄到派遣单位；
（二）学籍管理科按照规定时间，统一办理转档事宜；
（三）学生在校期间，如遇中途退学，必须在办理完离校手续后，才能发送档案材料，不能由学生本人或他人带走；
（四）在校期间受过纪律处分和办理过银行贷款尚未还清的毕业生，各分院按照学籍管理科提供的名单，整理并标明原因，将其档案交由学籍管理科处理和邮寄；
（五）欠费的毕业生务必要在6月上旬将学费补齐，如果截止到每年6月15日仍未交齐。各分院依据计财处收费科提供的名单，将欠费毕业生档案单独归类整理，与名单一同交学籍管理科保管。待欠费补齐后，须持相关证明办理转递档案等手续；
（六）毕业生因入伍等原因需调档时，应由毕业生学籍教务秘书负责转递；
（七）学生档案一经寄出，各分院因应归档而没有按时归档造成档案材料不能按时寄出，则由未按时归档的分院负责办理转档事宜；
（八）转出学生学籍档案时，不得扣留档案材料；
（九）各分院移交档案时，学籍管理科必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，凡不符合规定要求的，学籍管理科拒绝接收，并限期改正补交；
（十）档案整理完毕后，各分院按照规定，将毕业生档案移交学籍管理科；
（十一）转递的学生学籍档案需要以机要形势邮寄的，须寄往具备人事代理权的相关单位。凡派遣单位不属于机要转递范围的中小公司、企业以及县区以下单位，毕业生应向学校提供准确的属于机要转递范围的上级主管单位及派遣单位的详细地址；
（十二）凡无法投递的单位（必须本市的）可由学校派专人将学生档案送到派遣单位，或由派遣单位持人事部门出具的介绍信来学校教务处学籍管理科取走毕业生档案。
八、本办法自公布之日起实行，以往学校有关文件中与本办法不相符者，以本办法为准。
九、本办法由教务处负责解释。
吉林艺术学院
2017年8月16日
